우정창의대상 수상자 인터뷰 1편
창의를 키우는 환경의 힘 치열한 경쟁사회에서 살아남기 위한 노력은 정부기관이라고 예외일리 없다. 특히 경쟁시장에 나와 있는 우정사업본부는 더욱 치열하다. 그래서 우정사업본부의 임직원들에게 이번 우정창의 대상 공모전은 특별했다. 눈에 보이지 않던 창의우정의 실체를 전 구성원이 공유했다는 큰 의미가 있었다. 대상의 영예를 안은 이철규 주무관은 우편기계 시설 담당자이다.
정부기관의 담당자는 일반적으로 업무 이해를 바탕으로 개발이 필요한 접점을 관리하는 역할을 더 많이 한다. 하지만 그는 이번 창의대상공모전 전 과정을 자체 진행하며 그의 역량이 꽃을 피웠다. 그 결정적인 배경이 무엇이냐는 질문에 그는 주저 없이 ‘환경’이라 말했다.
“이번 공모전에 임하는 경인지방우정청의 자세는 남달랐다고 할 수 있어요. 평소 청장님께서 창의적으로 생각하는 자세를 늘 강조했고 직원들도 열심히 따라갔죠. 경인지방우정청에서 개선은 일상이었는데 이번 공모전이 열려서 구성원 모두가 너무 반가워했습니다. 과제 선정은 업무프로세스 개선에 대해 생각하는 습관으로 어렵지 않았으나 실제 구현에는 상당히 어려움이 많았어요. 하지만 끊임없는 시행착오와 피드백으로 구현에 성공하는 좋은 결과를 낼 수 있었죠. 몸은 힘들었지만 창의를 위한 최적의 환경이 조성되어 있었기에 어찌 보면 당연한 결과가 아닌가 감히 생각해 봅니다.”
개선을 위한 첫 번째 단계는 문제를 정의하는 것인데 이철규 주무관은 현장에 늘 밀착해 있었기 때문에 무에서 유를 창조하기보다 현장에서 가장 힘들고 어려워하는 문제를 시급하게 해결해야겠다는 마음을 먹은 것이라 말했다.
듣고 보고 해봐야 안다
제안명에서 알 수 있듯이 개선에 성공한 문제는 ‘주소이전 우편물 발췌’였다.
주소가 바뀐 주민이 신청하면 바뀐 주소로 우편물을 90일간 보내주는 제도인데 집배원의 기억에 의존하다 보니 오류가 생길 수밖에 없었다. 이 문제는 현장의 집배원들에게는 서비스의 시작단계부터 제기되어 왔다. 그간 관계자들 사이에서 개선의 노력을 해왔지만 한계에 봉착했다 여겨지던 문제였다. 하지만 반드시 해결을 해야 하는 문제였고 누구보다 그 상황을 잘 알고 있었던 이철규 주무관은 본인의 전공을 살려 문제를 분해하고 결국 제도를 개선했다. 하나의 제도를 서비스하는 과정을 모두 이해하고 직접 해보았기 때문에 우편배달을 직접 하지는 않지만 자신의 업무처럼 이해하고 문제 또한 와 닿는 크기가 달랐던 것이다. 그래서 개선의 결과도 현실적이고 유효한 수준으로 나왔다. 현장에서 나온 문제는 현장에서 해결한다는 진리를 다시 한 번 확인할 수 있었다.
마음을 모은 팀워크
“이번 공모전을 통해서 ‘집배원에게는 업무의 경감, 우정사업본부에는 비용절감, 그리고 국민들에게는 최상의 서비스’를 제공할 수 있다는 결과를 내면서 ‘보람’을 느낄 수 있었습니다. 이런 기회가 주어지고 결과가 나올 수 있도록 도와주신 모든 분들께 감사드립니다.” 이철규 주무관은 이번 수상의 공을 모든
경인지방우정청 직원들, 또 시뮬레이션을 함께했던 군포우체국 집배원들에게 돌린다. 주말을 반납하며 회사에 몰두했던 시간들을 잘 견디고 응원해준 가족들에게도 감사함을 잊지 않았다. 그리고 무엇보다
공동제안자로 한 몫을 단단히 한 우편물류과 이우선 주무관에게도 공을 나누고 싶다고 했다. 결국은 일정 부분 업무를 나누어주며 문제 해결의 의지를 함께한 팀워크가 없었다면 좋은 결과도 보장할 수 없다. 마음을 모은 결과는 결국 좋았다. 창의적 문제 해결은 결국 좋은 환경과 사람으로부터 시작되었음을 이야기 하고 있는 듯하다.
현황 및 문제점
최근 5년간 국내 이주율은 약 48%로 나타났다. 국민 5명 중 1명은 매년 이사를 하고, 국민 절반이 5년 동안 1번의 이사를 하는 것으로 조사되었다. 신주소로의 주소이전 신고 건수도 급증하고 있는 상황이었다. 2013년 기준 주소이전 신고 접수 건수는 총 220여만 건으로, 이중 안전행정부 전입신고 접수 건수는 약 204만 건으로 92%를 차지했다. 다음으로는 인터넷 4.3%, 우체국창구 3.6%, 집배원 및 기타 0.1%로 나타났다. 특히 안전행정부 전입신고와 우정청 간 주소이전 신고 서비스 연계 시행 후 최근 3년간 접수 증가율은 89%로 급증하고 있다. 이에 따라 주소이전 처리업무의 부하증가와 수작업 처리에 의한 업무처리 한계에 도달한 상황이었다.
개선내용
1 집배순로구분기 활용 주소이전 우편물 발췌시간 대폭 축소
집배순로구분기 개발 전에는 준비에서부터 발췌까지 2시간가량 소요되었다. 매일 신규 주소이전 대상 주소라벨과 주소이전 목록표를 출력하여 모의우편물을 제작했다. 일평균 수도권 우체국 70~100여 통의 모의우편물을 제작하여 수작업 구분을 하였다. 그러나 집배순로구분기 개발 후 준비에서 발췌까지 10분으로 대폭 축소되었다. 개선 후 포스넷에서 매일 주소이전 신고 자료 엑셀파일을 다운로드하여 주소이전 정보를 집배순로구분기에 입력, 주소이전 신고된 배달점의 집배구를 가상 집배구로 설정하여 변경된 데이터를 이용해 구분계획을 재생성 한 후 순로구분기로 작업이 가능해졌다.
✽ 개선 전 ✽
신규 주소이전 라벨출력 → 주소 이전 목록표출력 → 모의우편물 제작 → 수작업
✽ 개선 후 ✽
포스넷 자료받기 → 주소이전정보 DB 입력 → 가상집배구 설정 → 구분계획 재생성 → 순로구분기 작업
2 집배순로구분기 활용 주소이전 우편물 발췌 프로그램 개발
주소이전 우편물 발췌 관리시스템을 통해 주소이전이 신고된 배달점의 집배구를 가상집배구로 일괄 변경하여 가상집배구의 주소이전 신고 우편물만 발췌하여 정렬되도록 했다. 가상집배구는 1개의 순로구분기 구분계획에 1개의 가상집배구를 부여했다.
3 주소이전 우편물 판정처리 및 발췌된 주소이전 우편물 후출력 라벨 프로그램 개발
기계에서 발췌된 우편물 실물과 주소이전 정보를 상호 비교하여 일치 목록은 주소이전 서비스 우편물로 판정하여 선택된 우편물에 한해 신주소로 변경, 라벨지를 후 출력하는 라벨 프로그램을 개발하였다.
4 업무비용 절감 및 주소이전 업무에 대한 근본적 해결
집배순로구분기 개발로 총 1,559,441천원의 비용을 절감하는 성과를 창출했다. 세부적으로는 발췌용 모의 우편물 제작 업무 경감액 환산 774,788천원, 담당 집배원 주소이전 처리업무 경감액 환산 518,523천원, 주소 라벨의 후출력 방식 개발로 미사용 폐기 라벨지 비용 121,540천원, 관리툴 개발비용 및 노하우 확보 등 업그레이드 비용 144,590천원을 절감하였다. 또한 기존 수작업으로 할애되었던 시간을 단축하여 다른 업무에 집중할 수 있게 되었으며, 주소이전 정보의 데이터화 구현으로 보다 정확한 주소이전 서비스를 제공할 수 있게 되었다. 담당 집배원 휴가, 전보 등 유고 시에도 전송대상 우편물 당일 발췌처리도 가능하게 되어 오구분, 미처리 등의 민원을 사전에 예방할 수 있게 되었다.
향후 추진계획
경인지방우정청 우편물류과는 향후 통합서버에 주소이전 정보를 저장 처리하여 작업 단순화 및 개인정보 보안 기능을 강화하고 집배순로구분기 구분율 제고로 주소이전 우편물 발췌율을 점차 향상시켜나갈 계획이다. 또한 현장의 소리를 수시로 청취하고 사용자 의견을 적극 반영하여 집배순로구분기를
업그레이드 하고 서울, 경인지역 및 전국으로 확대 적용해 나갈 것이다.