2008 우편마케팅대상 수상 사례
EMS 주소기표지 인쇄 서비스로 고객 편의 증대
제주도는 지리상 일본과 가까워 해외동포들이 많이 거주하고 있으며, 또한 일본 유학생이 많아 일본행 EMS 우편물이 전체 EMS 우편물의 80%를 차지하고 있다.
일본 주소는 한자를 많이 이용하기 때문에 기존의 영문주소용 EMS기표지 인쇄 프로그램으로는 주소기표지 출력이 어려워 고객들이 한자 주소를 수기로 작성해 우편물을 접수하는 데 많은 불편을 겪고 있었다. 또한 연로하신 고객들이 우체국 직원에게 주소 대필을 의뢰하는 경우, 직원들은 주소가 틀리지 않을까 신경을 써야하는 부담이 있었다.
이러한 고객 불편과 직원 부담을 개선하고자 전산을 활용한‘EMS 주소기표지 인쇄 프로그램’을 개발했으며, EMS 전용프린터기를 설치해 일본의 한자 주소를 쉽게 출력할 수 있도록 고객 서비스를 개선했다. 이로써 우체국 직원의 주소 대필 부담을 경감했을 뿐 아니라, 우체국 EMS를 한번 이용한 고객은 재이용 시 주소 기표지를 새로 작성할 필요 없이 전에 발송했던 이름만 알면 재출력이 가능해 편리하게 우체국 EMS를 이용하는 것이 가능하게 됐다. 이 프로그램을 다른 우체국에도 보급해 보다 많은 고객들이 편리하게 일본행 EMS를 이용할 수 있도록 했다.
그리고‘일본 우편번호 검색 프로그램’도 함께 개발해 일본 지역에 발송하는 EMS우편물의 배달보장서비스 이용률을 높였고, 고객의 배달상황 문의에 충분한 답변으로 EMS 매출액 증대에도 일조하고 있다. 또한 우편번호 변경사항을 매월 업그레이드하여, 고객들이 배달보장서비스를 이용하는 데 불편함이 없도록 지속적으로 관리하고 있다.
편리하고 안전한 전자우편
주민들에게 여러 종류의 고지서 및 안내문을 발송하는데, 우편물로 발송하는 경우도 있지만 일부 고지서의 경우 통∙반장을 통해 배달한다. 이렇게 읍ㆍ면ㆍ동의 상하수도요금 고지서를 해당 통∙반장이 배부하는 불편을 개선코자 전자우편 접착식고지서 샘플 및 제안서를 가지고 업무의 편리성 및 안전성, 예산 절감 효과 등을 홍보한 결과 매월 약 200만원의 우편수익 창출과 지방자치단체의 업무를 개선하게 됐다. 이러한 전자우편서비스 이용 사례를 기반으로 지방자치단체에서 발송하는 우편물은 전량 전자우편으로 발송하는 계기가 됐다.